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Auskunftsanspruch erfasst auch Notizen, Vermerke und Protokolle

Auskunftsanspruch erfasst auch Notizen, Vermerke und Protokolle

Von Timo Schutt 27. Oktober 2021

Der datenschutzrechtliche Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO führt zurzeit zu einer Menge Urteilen. Denn der konkrete Umfang des Anspruchs ist nach wie vor nicht ganz klar. Verantwortliche, die zur Auskunft aufgefordert werden versuchen natürlich die Auskunftserteilung oder zumindest einen großen Teil davon, zu vermeiden. Auch ich rate meinen Kunden und Mandanten dazu nicht jedes Auskunftsverlangen automatisch zu erfüllen. Denn es ist wichtig, dass sich nach und nach ein Rechtsrahmen herausbildet, an dem wir uns künftig orientieren können. Und auf der anderen Seite wird mit dem Auskunftsanspruch auch zunehmend versucht die Verantwortlichen unter Druck zu setzen. Das ist besonders im Arbeitsrecht zu beobachten.

Tendenz der Gerichte: Auskunftsanspruch weit zu verstehen

Nach den bislang veröffentlichten Urteilen jedoch wird man – aus Sicht der Verantwortlichen: bedauerlicherweise – davon ausgehen müssen, dass der Anspruch sehr weit reicht und es kaum Möglichkeiten gibt, Einschränkungen zu erreichen. Die Versuche der Auskunftsverpflichteten den Anspruch einzuschränken oder ihn sogar ganz entfallen zu lassen sind zum Großteil gescheitert.

Auch der Einwand des Rechtsmissbrauchs ist bisher kaum von den Gerichten bejaht worden. Und das, obwohl erkennbar bspw. in arbeitsrechtlichen Verfahren der Anspruch gerne benutzt wird, um dem Arbeitgeber Probleme zu bereiten und sich so eine bessere Ausgangslage für Verhandlungen um eine Abfindung zu verschaffen.

Oberlandesgericht München schließt sich an

Zuletzt habe ich dazu ein Urteil des Oberlandesgerichts München vom 04.10.2021 in die Hände bekommen (Aktenzeichen 3 U 2906/20). Die Münchner Richter sind darin auch der Ansicht, dass alle Daten unter den Auskunftsanspruch fallen (Hervorhebungen durch mich):

„Der Auskunftsanspruch nach Art. 15 Abs.3 DSGVO erfasst auch Telefonnotizen, Aktenvermerke, Gesprächsprotokolle, E-Mails und Briefe. Personenbezogene Daten sind nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Nach dieser Definition und der Rechtsprechung des EuGH ist der Begriff weit zu verstehen.

Er ist nicht auf sensible oder private Informationen beschränkt, sondern umfasst potenziell alle Arten von Informationen sowohl objektiver als auch subjektiver Natur in Form von Stellungnahmen oder Beurteilungen, unter der Voraussetzung, dass es sich um Informationen über die in Rede stehende Person handelt. Die letztgenannte Voraussetzung ist erfüllt, wenn die Information aufgrund ihres Inhalts, ihres Zwecks oder ihrer Auswirkungen mit einer bestimmten Person verknüpft ist (…).

Betreffend den bei den Beklagten befindlichen Daten lässt sich jeweils aus dem Betreff bzw. dem Gesprächspartner eine Verbindung zu der Klägerin ziehen. Schreiben und E-Mails der Klägerin an die Beklagten sind grundsätzlich ihrem gesamten Inhalt nach als personenbezogene Daten gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO anzusehen. Die personenbezogene Information besteht bereits darin, dass sich die Klägerin jeweils entsprechend geäußert hat. Telefonnotizen, Aktenvermerke und Protokolle als interne Vermerke bei den Beklagten, die Informationen über die Klägerin enthalten, sind ebenfalls als personenbezogene Daten einzuordnen. Hier wird durch die Beklagten festgehalten, was die Klägerin telefonisch oder in persönlichen Gesprächen geäußert hat (…).“

(Urteil im Volltext)

Damit ist ein weiteres Urteil in der Welt, dass keine Einschränkung der Auskunft zulässt. Der Auskunftsanspruch kann demnach in aller Regel vollumfänglich durchgesetzt werden und umfasst auch jedwede Notizen, Stellungnahmen, Vermerke usw. Es reicht, wenn der Name des Betroffenen darin fällt.

Tipps für Unternehmen

Verantwortliche Unternehmen müssen sich auf diese klare Tendenz der Rechtsprechung einstellen. Es ist dafür zu sorgen, dass die Auskunft umfassend innerhalb der dafür vorgesehenen Frist von maximal einem Monat erteilt werden kann. Dafür ist erforderlich, dass Verfahren und Prozesse etabliert werden, um zügig die verschiedenen Datenquellen zusammentragen und strukturiert aufbereiten zu können.

Dazu gehört auch Verantwortlichkeiten, Anleitungen für Datenexporte und Textvorlagen, die typische Szenarien abdecken und zu einer schnellen Kommunikation mit dem Betroffenen befähigen. Sonst wird der Auskunftsanspruch schnell zu einem nicht zu unterschätzenden Haftungsthema.

Wenn Sie Unterstützung bei diesen Maßnahmen brauchen, dann melden Sie sich bei mir. Ich helfe Ihnen.

Timo Schutt
Fachanwalt für IT-Recht
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